Автоматизация учета в компании: особенности внедрения системы
В сегодняшнем мире автоматизация учета на предприятии, благодаря програмным продуктам, пользуется спросом в организациях разных масштабов - от малого бизнеса до крупных корпораций. Поэтому сейчас происходит активное внедрение автоматизированных информационных систем в системы управления компаний. Ниже поясним, какие шаги необходимо произвести при внедрении автоматизации учета в организациях, а также рассмотрим возможные проблемы, с которыми могут столкнуться компании на данном этапе.
Автоматизация учета в компании включает в себя оптимизацию рабочих процессов и освобождение специалистов от выполнения рутинных задач. Один из главных видов учета на предприятии – автоматизированный учет, который позволяет минимизировать ошибки и повышает достоверность информации о деятельности предприятия. Для автоматизации финансового учета необходимо проработать все этапы этой процедуры и возможные риски. Финансовый учет представляет собой систему сбора информации, которая обеспечивает бухгалтерское оформление и регистрацию финансово-хозяйственной деятельности, а также составление финансовой отчетности. Он охватывает значительную часть всей системы бухгалтерского учета в компании. Автоматизация финансового учета является основой эффективного управления предприятием.
Управленческий учет предназначен для сбора информации, необходимой руководителям на всех уровнях. В этой системе учета используются плановая, нормативная, прогнозная и аналитическая информация, которую объединяют по видам затрат, местам их возникновения и носителям.
Налоговый учет нужен для сбора информации, которая позволяет поддерживать актуальность учетных данных по налогам и сборам. Для этого используются самостоятельные расчеты и корректировки, связанные с данными, полученными в бухгалтерском учете. Однако автоматизация налогового учета может вызывать трудности, в том числе технические, поскольку бухгалтерский и налоговый учет могут различаться в оценке активов и операций.
Бухгалтерский учет является основным инструментом отражения финансово-хозяйственной деятельности компании, состояния ее имущества и источников его формирования. Каждое финансовое событие заполняется документально (бумажным первичным документом или машинным носителем информации), имеющим юридическую силу. Автоматизация бухгалтерского учета позволяет перевести часть процессов с человека на компьютер.
Современная система автоматизации принесет множество плюсов в бухгалтерском учете:
- Качество информации: информационные технологии способны существенно сократить количество ошибок в процессе бухучета.
- Повышение оперативности, своевременности и актуальности учетных данных.
Автоматизация бизнес-процессов – один из приемов, которые успешные компании используют для увеличения прибыли и уменьшения издержек. Информационные технологии позволяют значительно экономить время на обработке первичных документов и формировании отчетных документов. Но при этом, они не заменяют роль бухгалтера в процессе учетной работы. Специалисту необходимо будет принимать решения о порядке отражения операций, проводить аналитические процедуры и зарегистрировать первичные документы в базе.
Осуществление оперативного учета помогает в регистрации и подсчете различных видов финансово-хозяйственной деятельности, которые в свою очередь, необходимы для ежедневной работы компании. Этот вид учета может быть полезен для управленческого персонала предприятия при принятии решений в соответствующей сфере.
Уникальные возможности CRM-систем для управления взаимоотношениями с клиентами и автоматизации бизнес-процессов компании уже давно стали неотъемлемой частью ведения бизнеса. В последнее время все больше компаний отдают предпочтение внедрению CRM-систем, чтобы повысить эффективность управления бизнесом. Ведь они помогают не только в продажах, но и в диалоге с клиентом, что в конечном итоге приводит к росту продаж и повышению лояльности покупателей.
Однако все CRM-системы различаются. Некоторые фокусируются исключительно на продажах, а другие предлагают более широкий функционал для сферы услуг, работы с сотрудниками и даже обеспечения работы некоммерческих организаций. Каждый руководитель решает, для каких целей использовать систему, будь то автоматизация бизнес-процессов или полный функционал вместе со складом и логистикой.
Кроме того, существует еще один вид автоматизации - автоматизация логистики, которая включает в себя совокупность программного обеспечения и автоматизированного оборудования для повышения эффективности логистических операций. Автоматизация логистики помогает снизить ошибки сотрудников и повысить уровень сервиса. Автоматизированная компьютерная система позволяет учесть множество параметров, включая сроки годности продукции и другие важные факторы.
Таким образом, внедрение CRM-систем и автоматизированных компьютерных систем логистики является важным шагом в развитии бизнеса, который помогает повысить эффективность управления компанией и улучшить взаимоотношения с клиентами.
Шаги для внедрения автоматизации учета на предприятии
Автоматизация бухгалтерской работы может быть эффективной только при условии правильной подготовительной работы, которую можно разделить на следующие этапы:
1. Диагностика
На первом этапе следует выявить проблемы в работе компании, которые требуют улучшения. Важно сначала проанализировать имеющуюся систему учета и понять, как ее можно оптимизировать. Также на этом этапе нужно решить, насколько широкое внедрение системы автоматизации требуется. Это включает в себя определение объема документов, которые будут задействованы в новой системе и порядок перевода этих документов. В крупных компаниях может потребоваться дополнительный анализ для определения, какие части бухгалтерского учета необходимо автоматизировать. Однако, в малых компаниях, где работают всего один или два бухгалтера, автоматизация может быть реализована сразу в полном объеме.
2. Разработка стратегии
Когда определено, что будет изменено в бухгалтерском учете и какие разделы будут автоматизированы в первую очередь, необходимо разработать стратегию. Этот шаг включает в себя составление списка всех документов и регистров, которые должна выдавать автоматизированная бухгалтерская система. На этом этапе также выявляются основные цели и задачи компании.
3. Подбор системы автоматизации
Когда подготовительная работа выполнена, можно начинать поиск подходящей программы для автоматизации. Однако, выбор нужно производить только после тщательного анализа и определения требований. Если выбор софта будет производиться ранее, можно допустить ошибку и получить систему, которая не решает задач компании. Это приведет к необходимости покупки новой программы или работе с недовольством системой автоматизации. Поэтому эксперты рекомендуют не торопиться с выбором программного обеспечения.
Для того чтобы автоматизировать учет в компании, необходимо запустить процесс внедрения программы. Однако этот этап является неоднородным и может затянуться на продолжительное время, так как сотрудники не смогут перейти на работу в системе за один день. Поэтому, помимо запуска и настройки программы, компания должна обеспечить обучение сотрудников работе в ней. Процесс внедрения системы автоматизации может вызвать недовольство коллектива, поэтому иногда имеет смысл переводить работу в программу постепенно, чтобы сотрудники могли оценить удобство работы современным ПО.
Но чтобы процесс автоматизации прошел без проблем, недостаточно просто выбрать хорошую программу. На рынке существует множество программ автоматизации, и не каждая из них подойдет для всех пользователей. Чтобы выбрать оптимальную программу, необходимо изучить рынок программ автоматизации. Однако, не каждый специалист может разобраться в этом, поэтому компании часто обращаются к экспертам в области автоматизации, чтобы сэкономить время и деньги.
Также, при автоматизации бизнеса, стоит обратиться в компанию с положительной репутацией, имеющую значительный опыт в данной сфере, чтобы получить профессиональную помощь в автоматизации учета.
Как избежать ошибок при внедрении автоматизации учета
При принятии решения о том, какую систему автоматизации использовать для своего бизнеса, необходимо учесть множество факторов. Определенный опыт и знания в этой сфере имеют специалисты из компании "КСК ГРУПП", которые занимаются подбором и внедрением CRM-систем для своих клиентов, учитывая специфику их бизнес-процессов и особенности деятельности.
Компания "КСК ГРУПП" имеет партнерские отношения с экспертами из таких областей, как информационные технологии, коммуникационные системы, информационная безопасность и мобильные приложения для бизнеса. Этот факт позволяет компании рассматривать практически все аспекты автоматизации учета и внедрять их в свою работу.
Чтобы увеличить производительность и надежность своей работы, аудиторско-консалтинговая группа "КСК ГРУПП" помогает своим клиентам избежать ошибок при электронном документообороте и коммуникации с контрагентами. Эксперты компании также снижают риски и помогают организациям соблюдать технику безопасности.
Автоматизированные системы помогают ускорить процессы согласования, оптимизировать дебетовую задолженность и обеспечивать безопасность в работе. Благодаря информационной системе, разработанной компанией "КСК ГРУПП", бизнес-процессы организаций становятся более эффективными и безопасными, что стимулирует рост прибыли и увеличивает выручку.
Внедрение системы IT-безопасности помогло компании-поставщику оборудования для промышленной электроники, которая столкнулась со стагнацией на фоне процветания конкурентов. Владелец компании и его команда несколько раз меняли стратегию, пытаясь решить проблему, которая казалась неразрешимой. Однако после того, как основатель компании обратился к специалистам «КСК ГРУПП», все изменилось.
Специалисты «КСК ГРУПП» внедрили систему IT-безопасности, которая помогла раскрыть мошенническую схему одного из топ-менеджеров компании. Эксперты провели переговоры с мошенником, который отказывался покинуть компанию, и в результате приняли решение о его уходе. Более того, мошенник вернул компании зарплату и бонусы за последний год.
После проведенной работы ежемесячная прибыль клиента аудиторско-консалтинговой группы выросла на 2 млн рублей в год. Не стоит забывать, что компания «КСК ГРУПП» за годы своей работы внедрила более 900 решений и разработала свыше десятка типовых кейсов для различных видов бизнеса.
Информация об ООО «КСК» и ООО «КСК АУДИТ»: ИНН компании «КСК» - 7725685410, ОГРН - 1107746010052. ИНН компании «КСК АУДИТ» - 7725546209, ОГРН - 1057747830337. Более подробную информацию можно получить на сайте: https://kskgroup.ru/.
Фото: freepik.com